Una avería solo debería sorprenderte una vez.
Cada trabajo de tu equipo construye un segundo manual de la máquina, para que la próxima vez, el técnico tenga la solución al momento.
Del aviso al historial: así se registra una avería en Zafirplan y así se encuentra la próxima vez.
Para plantas que han crecido más deprisa que su mantenimiento: desde un único técnico hasta un equipo que no deja de crecer. Sabéis que esto hay que ordenarlo, pero cada mañana una avería urgente se pone delante, y todo sigue igual.
En plantas y en aulas de FP
Datos en la Unión Europea
Amnesia industrial.
Tu planta resuelve problemas todos los días, y casi todo lo que aprende se pierde por el camino: en una libreta con manchas de grasa, en la foto del móvil de un técnico, en un parte que acaba en un cajón.
Cuando la avería vuelve, y vuelve, alguien la diagnostica otra vez desde cero.
Producción pregunta si esto ya había pasado. Un técnico cree que sí: hace unos meses se cambió algo en el cabezal, pero no recuerda qué ni cuándo. Otro busca una foto en el móvil. El Excel de averías está en el ordenador del responsable. Quien hizo aquella reparación entra hoy de tarde.
Mientras tanto, la línea sigue parada.
Me paso más tiempo con la burocracia que resolviendo problemas.Responsable de mantenimiento
¿Qué vamos a hacer para que no se repita el problema?Director de planta
No sé para qué lo apuntamos, si luego nadie lo lee.Técnico
Y el historial de la línea 3 vive en un grupo de WhatsApp, entre la foto de un rodamiento y el meme del partido.
Toda máquina tiene un segundo manual.
El primero lo escribe el fabricante y explica cómo debería funcionar la máquina. El segundo lo escribe tu equipo cada vez que diagnostica, repara o ajusta algo, y explica cómo funciona la tuya. Zafirplan lo guarda sin pedirle a nadie que escriba informes.
Hacer que unos equipos antiguos hablaran con sus sensores llevó muchas horas de prueba y error. Todo quedó en la OT: lo que se probó, lo que decía la documentación y lo que por fin funcionó. Siete páginas. Meses después hubo que repetirlo, y el técnico consultó el historial.
Un conector suelto, un preventivo y tres fotos.
Durante una revisión, el técnico encontró un conector suelto. Lo cerró con la causa, sus posibilidades, la medida a tomar si vuelve a pasar y fotos de antes y después. Zafirplan lo convirtió en esta página del historial de la máquina, que se exporta en PDF y donde se puede buscar.
Una ruta de preventivo en menos de un minuto.
Recorres las máquinas y marcas cada una: tres o cuatro segundos por máquina. Zafirplan abre una OT para cada una, con sus tiempos, y la deja en su historial. El siguiente ciclo cuenta desde el día en que terminaste de verdad.
La causa se elige de una lista. Y se explica si hace falta.
La lista sirve para agrupar y filtrar. El análisis puede crecer hasta un informe completo, con fotos, dentro de la propia OT: justo donde el siguiente técnico lo va a buscar.
El plano te dice dónde mirar.
Cada máquina, línea o zona en verde, ámbar o rojo según sus trabajos abiertos. Un clic y estás dentro de la OT. Cuando se para una línea, ves todo lo pendiente en ella.
No empiezas el día reconstruyendo ayer.
El ecualizador de riesgos ordena las OT por productividad, calidad, seguridad y antigüedad. Repartes el trabajo arrastrando fichas y ves cuántas horas tiene ya cada técnico.
El trabajo de mantenimiento no se ve. Hasta que hay que demostrarlo.
Cómo unas revisiones rutinarias de seguridad acabaron encima de la mesa de un juez.
Cómo acabó
Tras un accidente, el trabajador afirmó que las seguridades de la máquina no funcionaban y que por eso no se detuvo. El historial demostró que se revisaban periódicamente y que funcionaban, tanto en la revisión anterior al accidente como en la de pocos días después. Lo que se había apuntado como rutina se convirtió en la prueba.
Doscientos informes y un auditor que esperaba un montón de albaranes.
Cómo acabó
A una pequeña fábrica de alimentación le pidieron en una auditoría sanitaria la documentación del mantenimiento. Entregaron el historial anual sacado de Zafirplan: más de doscientos informes. El auditor esperaba albaranes de talleres sin ningún tipo de información útil y encontró un historial perfectamente organizado. Lo hojeó, lo devolvió y no hizo más preguntas sobre mantenimiento.
Un auditor con preguntas concretas y un técnico que no se lleva bien con los ordenadores.
Cómo acabó
El auditor quería saber qué se había hecho en una máquina un mes concreto, y cómo podían demostrar que un preventivo se había hecho en tal fecha. El técnico que le acompañaba, poco habituado a la informática, consultó el historial y encontró cada respuesta en segundos.
Cómo la foto de una caja de cartón señaló dos entradas de un almacén automático entre catorce, y pagó una inversión.
Cómo acabó
Empezaron los atascos por cajas giradas. En cada intervención, el técnico adjuntaba a la OT una foto de la caja: a veces rota, a veces con un precinto suelto, a veces aparentemente bien. Al revisar juntas decenas de OT casi iguales, se vio que dos entradas giraban cajas sin motivo visible mucho más que el resto. Se reajustaron, y con los mismos datos se demostró que era rentable instalar un sistema que desviara las cajas rotas.
El problema no es Excel. Es todo lo que tienes que hacer tú para mantenerlo unido.
Un Excel para el preventivo. Otro para averías, el que se llama Mantenimiento_DEFINITIVO_v3.xlsx. Avisos por WhatsApp, partes en papel y la historia de las máquinas en la cabeza de alguien. La integración la haces tú.
Ese coste no sale en ninguna factura. Está en la media hora que tu técnico pasa buscando un parte, en la tarde del jueves cruzando hojas para la reunión y en la llamada que te hacen en vacaciones.
¿Cuánto os cuesta buscar, preguntar y reconstruir?
Suma el tiempo de todas las personas: técnicos, responsable y quien prepara los informes. Buscar un parte, preguntar un estado, rehacer un Excel, llamar a quien se acuerda.
Sin contar el tiempo de línea parada, las averías que se repiten, los retrasos en entregas ni otras pérdidas. Calculado sobre 260 días laborables.
Lo que funciona el primer día. Y lo que crece con cada avería.
Organizar el trabajo no necesita historial: funciona desde la primera mañana. El segundo manual, en cambio, se escribe avería a avería. Si traes tu histórico, empieza con páginas escritas. Si empiezas de cero, cada semana tiene alguna más.
En los 30 días de prueba verás la primera parte funcionando. La segunda se nota la primera vez que algo vuelve a fallar.
Cada técnico abre el día y ve su lista
El plano muestra lo que está abierto, el preventivo avisa de lo que vence y las prioridades se ordenan solas.
El historial, consultable desde el principio
Las averías y el preventivo que ya teníais, buscables por máquina y con sus fechas.
Cada cierre añade una página
Causa, foto y lo que funcionó, en la ficha de la máquina. Nadie escribe informes.
La segunda vez ya no sorprende
La bandeja de decisiones señala la máquina, y el técnico consulta su historial antes de empezar.
La prueba de ausencia
Hazla cuando quieras: coge una semana de vacaciones y cuenta las llamadas. Cada pregunta que solo puedes responder tú es una página del segundo manual que todavía está en tu cabeza. Cuantas más páginas tenga Zafirplan, menos sonará el móvil.
Zafirplan no es para ti si…
Mejor decirlo ahora que descubrirlo el día 20 de la prueba.
Si nada de esto te describe, sigue leyendo.
No estás comprando otro software. Estás consiguiendo que lo que aprende mantenimiento se quede en la empresa.
- Qué cuesta
- Desde 69 €/mes. Menos que la parada que ya has tenido dos veces por lo mismo.
- Qué se gana
- El informe de costes de la línea 2 sale en un clic, no el viernes a las siete de la tarde.
- Qué riesgo reduce
- Cuando el auditor pide el preventivo de marzo, tu técnico lo encuentra antes de que termine la pregunta.
- Qué no empeora
- Sin instalación ni servidores. No toca vuestros sistemas ni necesita a informática. Si no os convence, os entrego vuestros datos.
«Con el Excel tenemos suficiente.»
Tener los datos no es lo mismo que poder enseñarlos. Una tabla se retoca a mano y cuesta de leer. Zafirplan genera un informe con formato, fechas y fotos que un auditor o un juez entiende sin ayuda, y las OT cerradas quedan protegidas contra cambios.
«Mis técnicos no van a escribir nada.»
Hacen bien. No se les pide que escriban informes: escanean la máquina, eligen la causa y añaden lo que han descubierto. Si registrar costara más que reparar, nadie lo haría.
«Ya probamos una app y no la usaba nadie.»
No fue culpa vuestra. Si cada registro costaba minutos y no devolvía nada, se abandona. Aquí el técnico recibe algo a cambio: su lista del día y lo que se hizo la última vez.
«Voy a perder el control.»
Control no es que todo pase por ti. Es abrir el plano por la mañana, verlo casi todo en verde y no tener que llamar a nadie para saber por qué el resto está en rojo.
«No tengo tiempo para implantarlo.»
Empieza por una línea o por las máquinas que más guerra dan. Si me envías tu Excel, el primer día ya tienes el trabajo organizado.
«Mi planta es muy particular.»
Plantas, áreas, líneas, máquinas y partes con vuestros nombres. Y puedes agrupar máquinas de zonas distintas, como todas las setas de emergencia, en una sola ruta.
«Es caro.»
Vuelve un momento a la calculadora y pon tus números. Luego decidimos juntos si es caro.
«¿Y si a Zafirplan le pasa algo?»
Tus datos son tuyos. Hoy te entrego la exportación completa cuando la pidas; próximamente podrás descargarla tú mismo, con todos los registros y archivos. Pase lo que pase, tu historial no se pierde.
Todo empezó con unas placas que volvían «en garantía» con agua dentro.
Era 2002 y yo trabajaba en el taller de una fábrica de electrónica. Las devolvíamos, y a las pocas semanas volvían las mismas placas. Nadie se acordaba de que ya habían pasado por allí. Etiqueté cada una, lo apunté todo en una base de datos sencilla, y los engaños se acabaron.
Desde entonces hago lo mismo en mantenimiento: que lo que ya se sabe no haya que volver a descubrirlo. He reparado máquinas con una tablet en la mano, esperando a que cargara para copiar un error antes de resetear. Por eso Zafirplan carga rápido. Hoy también se forma con él a futuros técnicos en institutos de FP.
— Eugenio Nieto
Lo que pasó después
Aquella base de datos creció hasta llevar también el departamento de calidad. Cuando la empresa contrató un ERP a medida, el analista vino a ver cómo sustituirla y no encontró la forma: siguió funcionando al lado del ERP. Después, en el mantenimiento de una fábrica de plástico, no encontré nada que hiciera lo mismo y volví a construirlo. En 2008 lo convertí en una aplicación para cualquier planta, en 2020 pasó a llamarse Zafirplan, y la versión actual en la nube está hecha desde cero con todo lo aprendido.
Haz la prueba con vuestra fábrica, no con la nuestra.
La avería de este martes, si no se apunta hoy, no estará ahí cuando vuelva en febrero.
Envíame tu Excel
Rellena un formulario corto, adjunta tu Excel y cuéntame qué avería os ha pasado más de una vez. Te preparo la prueba con una parte de tus máquinas, para que empieces con tu planta real. Las preparo yo, por orden de llegada: cuanto antes me lo envíes, antes empiezas.
Explorar con datos de ejemplo
Te registras, confirmas tu correo y Zafirplan se llena con una planta de demostración. Si te surge una duda, responde al correo de bienvenida: lo leo yo.
No evalúes Zafirplan por cuántas pantallas tiene. Evalúalo por cuántas preguntas dejan de depender de una sola persona.